申告データの保存

2024年6月17日は日本からの申告期限だ。期限までに申告できない場合は、申告期限を10月15日まで延長するために、Form 4868を6月17日のうちに提出する。

やっとここで終わった場合、申告のデータはどれくらいの期間、保存しておくべきだろうか。答えは個々の状況によって変わるのだが、一般的なガイドラインは3年だ。

IRS は、最初の申告書を提出した日から少なくとも3 年間、または税金を支払った日から 2 年間、どちらか遅い方の期間、データを保管することを推奨している。この期間は IRSが提出した申告書を調査することがある期間だ。

保存期間を長くするケースもある。当然のことながら、特定の年度に関して IRSの調査を受けていたり、IRS とのやり取りが続いている場合は、問題が解決するまではそのデータを保存しておく。

不正な申告や申告書をまったく提出しなかった場合、IRS は最大 10 年間の調査を行うことがある。めったにあるわけではないが、10年前のデータを問題にされる事はないとは言えない。

個別のケースで異なってしまうのだが、一般的には次のように考えて良いだろう。

期限内に提出し、特に問題はない場合：3 年間保存。
IRSと未解決の問題がある場合：7 年間保存。
不正な申告や全く申告していなかった場合：10 年間保存。

不動産の購入や譲渡の場合とかは、10年を超えて期限を定めずにデータを保存しておくべきだろう。

あっという間に時間が経過し、申告が記憶から落ちてしまうこともある。データは申告が終わった時に整理しておきたい。一部の文書は物理的なコピーが必要な場合があるが、書類をスキャンして電子的に保存すれば、物理的なスペースを節約でき記録にアクセスしやすくなる。