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申告データの保存

2016年10月27日

申告が終わると申告書作成に用いたデータや資料類を整理して保存しておきたい。申告書を作成した時には、どうしてこの数字になったのかということを覚えていても、あっという間に記憶が薄れていく。半年もすぎると、あれ、どうしてこの数字だったのかとほとんど理由がわからなくなってしまうことがある。

IRSは過去3年についていつでも税務調査をできることになっている。そのため、申告書やそのデータは、一般的に申告書が提出されてから少なくとも3年間保存する。申告書が調査されて、所得が25パーセント以上過少だと、調査をされる期間は6年まで伸びるので、最低6年間、記録を残すことになる。

故意に申告を怠ったり、詐欺まがいの申告をすれば、犯罪を構成するようになり、いつまででも調査対象になってしまう。申告書作成に関連した記録は持っていなければ証明ができなくなる。

申告データ保存の目安は次のようになる。

申告記録の保存期限

         条 件             保存期間
 
1 通常の場合で下記2,3,4に該当しない場合   3年

2 所得を25%以上過少申告した場合         6年

3 詐欺の申告をした場合              無期限

4 申告をしない場合                無期限

5 申告書を提出した後で控除や還付申請をする    3年もしくは税金が払われてから2年

6 無価値になった有価証券の損失を計上する     7年

不動産などの場合は、将来譲渡した時に譲渡益の計算をするので、不動産を所有している限り、契約書や支払い記録等を取っておく。

出生証明、社会保障番号、グリーンカード、結婚証明、離婚協議書、遺言などを捨てる人はいまい。株式や不動産、美術品などの関係書類も少なくともそれらを所有している間は捨てる人はいないだろう。

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